Privacyverklaring

2. Van wie wij gegevens verwerken

Wij verwerken gegevens van drie groepen mensen:

• Bezoekers van onze website.
• Mensen die contact met ons opnemen via het contactformulier, e-mail, telefoon, WhatsApp of social media.
• Klanten die een afspraak boeken en bij ons een intake of behandeling krijgen.

3. Welke gegevens wij gebruiken en waarvoor

Wij verzamelen niet meer dan nodig is voor het doel waarvoor je ze geeft. Per situatie:

• Afspraak boeken (online, telefonisch, via WhatsApp of in de kliniek): je naam, e-mailadres, telefoonnummer, de gekozen behandeling(en), datum en tijd, een eventuele opmerking en de taal waarin je de site gebruikt. Hiermee plannen en bevestigen wij je afspraak en sturen wij je 24 uur van tevoren een herinnering. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met jou.
• Contactformulier en berichten: je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en je bericht. Hiermee beantwoorden wij je vraag. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te reageren op contact dat jij zoekt.
• Klantdossier: je contactgegevens, je afspraken en bezoeken, de uitgevoerde behandelingen, notities van de behandelaar en je facturen. Grondslag: de overeenkomst en onze wettelijke administratieplicht.
• Intake en gezondheidsgegevens: je huidtype (Fitzpatrick), haarkleur en contra-indicaties, zoals medicijngebruik, zwangerschap, huidaandoeningen of recente zonblootstelling. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens; zonder deze informatie kunnen wij niet veilig laseren. Wij leggen ze alleen vast met je uitdrukkelijke toestemming, die wij tijdens de intake vragen en registreren. Trek je die toestemming in, dan wissen wij deze gegevens.
• Foto's van de behandelzone: alleen als jij daar persoonlijk mee instemt maken wij foto's voor je dossier, om het verloop van je behandeling te volgen. Ze zijn uitsluitend zichtbaar voor onze medewerkers in een afgeschermde omgeving en worden nooit gepubliceerd of gedeeld zonder een aparte, schriftelijke toestemming van jou.
• Aanbiedingen per e-mail: je voornaam, e-mailadres en taalkeuze, om bestaande klanten af en toe een persoonlijke korting te sturen. Bij het boeken kun je hier direct bezwaar tegen maken en iedere actiemail bevat een afmeldlink. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om eigen klanten te informeren over onze eigen behandelingen (artikel 11.7 Telecommunicatiewet); vraag je zelf een kortingscode aan op een e-mailadres, dan geef je daarvoor toestemming.
• Websitetechniek en beveiliging: bij het boeken en bij het contactformulier gebruiken wij je IP-adres om misbruik te beperken. Het wordt direct versleuteld (gehasht) opgeslagen en is voor ons niet naar jou te herleiden. Onze hostingpartij bewaart daarnaast korte tijd technische logbestanden (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina) voor de beveiliging van de site. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

4. Wat wij bewust niet doen

Een paar dingen die je van ons niet hoeft te verwachten:

• Wij verkopen of verhuren je gegevens nooit en delen ze niet met adverteerders.
• Wij gebruiken geen trackingcookies, advertentiepixels of analysediensten van derden op onze website.
• Wij vragen geen burgerservicenummer en slaan geen betaalgegevens op; je betaalt in de kliniek.
• Wij nemen geen besluiten over jou op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

5. Hoe lang wij je gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Concreet:

• Contact- en afspraakgegevens: zolang je klant bij ons bent. Vraag je om verwijdering, dan anonimiseren wij je klantrecord direct; toekomstige afspraken vervallen dan.
• Intakegegevens, behandelnotities en dossierfoto's: tot uiterlijk vijf jaar na je laatste behandeling, zodat wij bij een vervolgbehandeling of een reactie van je huid weten wat er eerder is gedaan. Eerder wissen kan altijd op jouw verzoek; trek je je toestemming voor de intakegegevens in, dan wissen wij die meteen.
• Facturen: zeven jaar, de wettelijke bewaartermijn van de Belastingdienst. Na verwijdering van je klantgegevens blijven ze alleen geanonimiseerd in onze administratie staan.
• Berichten via het contactformulier: tot je vraag is afgehandeld, en hoogstens een jaar.
• Afmelding voor aanbiedingen: wij onthouden je afmelding zolang je klant bent, zodat je geen actiemails meer krijgt.
• Versleutelde IP-adressen voor misbruikpreventie: hoogstens enkele dagen. Logbestanden van de hosting: kort, volgens het beleid van onze hostingpartij.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens alleen met partijen die wij nodig hebben om onze dienstverlening te leveren, en alleen wat daarvoor nodig is. Met onze verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst; voor partijen buiten de EU gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

• Supabase: onze beveiligde database en de afgeschermde opslag van dossierfoto's, in een datacenter in Frankfurt (EU).
• Vercel: de hosting van onze website en van het online boeken.
• Resend: de verzending van onze e-mails (bevestigingen, herinneringen, facturen en actiemails).
• Google Maps: op de contactpagina staat een kaart van Google. Zodra die in beeld komt, laadt je browser de kaart bij Google, dat daarbij je IP-adres kan verwerken en cookies kan plaatsen. Daarop is het privacybeleid van Google van toepassing.
• WhatsApp (Meta): alleen als jij ervoor kiest om ons via WhatsApp te benaderen. Meta verwerkt de berichten volgens zijn eigen voorwaarden; wij bewaren uit een gesprek alleen wat nodig is voor je afspraak of dossier.
• Overheidsinstanties: uitsluitend als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld de Belastingdienst voor onze administratie.

7. Cookies

Onze website gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Daarvoor is geen toestemming vereist en daarom zie je bij ons geen cookiebanner.

• celestia_locale: onthoudt of je de site in het Nederlands of in het Engels wilt lezen. Bewaartermijn: één jaar.
• Inlogcookies van de beheeromgeving: alleen bij onze medewerkers, nooit bij bezoekers of klanten.
• Lettertypen en afbeeldingen laden wij vanaf onze eigen website, niet via Google of een ander extern netwerk.
• Wij plaatsen geen analyse-, tracking- of marketingcookies. Alleen de kaart van Google Maps op de contactpagina kan cookies van Google meebrengen (zie hierboven).

8. Hoe wij je gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Onder meer:

• Alle verbindingen met onze website en systemen zijn versleuteld (https).
• Je gegevens staan in een beveiligde database in de EU, met strikte toegangsrechten per onderdeel.
• Je dossier is alleen zichtbaar voor medewerkers die zijn ingelogd in onze beheeromgeving; iedere medewerker heeft een persoonlijke inlog.
• Dossierfoto's staan in een afgeschermde opslag zonder publieke links; de beheeromgeving toont ze via kortlevende, beveiligde links.
• IP-adressen slaan wij alleen versleuteld op; ruwe IP-adressen staan niet in onze database.
• Mocht er ondanks alles een datalek plaatsvinden dat risico's voor jou oplevert, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou.

9. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: opvragen welke gegevens wij van je hebben.
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren (zoals facturen).
• Beperking en bezwaar: de verwerking laten beperken of bezwaar maken, bijvoorbeeld tegen aanbiedingen per e-mail.
• Overdraagbaarheid: de gegevens die je ons zelf hebt gegeven in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Intrekken van toestemming: bijvoorbeeld voor de intakegegevens of dossierfoto's, zonder gevolgen voor wat daarvóór rechtmatig is verwerkt.

10. Een verzoek doen of een klacht indienen

Stuur je verzoek naar info@celestiaclinic.nl of bel 06 4119 6103. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen je te identificeren. Wij reageren binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Minderjarigen

Onze behandelingen en onze website zijn bedoeld voor volwassenen. Jongeren onder de 18 behandelen wij alleen met schriftelijke toestemming van een ouder of voogd, die bij de intake aanwezig is. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen onder de 16 zonder toestemming van hun ouders; merken wij dat toch te hebben gedaan, dan verwijderen wij die gegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij een nieuwe dienst of leverancier gaan gebruiken. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de versiedatum erbij. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze klanten per e-mail.